И Н Т Е Р Н И   А К Т

ДОМ УЧЕНИКА СРЕДЊИХ ШКОЛА ‘’МЛАДОСТ'' АЛЕКСИНАЦ

ПРАВИЛНИК О БЛИЖЕМ УРЕЂИВАЊУ ПОСТУПКА НАБАВКЕ

јануар 2016. године

1

САДРЖАЈ

Одељак	Назив одељка	Страна		
				
I	Предмет уређивања	3		
				
II	Основне одредбе	3		
				
III	Начин планирања набавки	5		
				
IV	Циљеви поступка јавне набавке	8		
				
V	Достављање, пријем писмена и комуникација у	8		
	пословима јавних набавки			

VI	Спровођење поступка јавне набавке	9		
				
VII	Овлашћења и одговорности у поступку јавне	13		
	набавке			

VIII	Начин обезбеђивања конкуренције	14		
				
IX	Начин поступања у циљу заштите података и	15		
	одређивање поверљивости			

	Начин евидентирања свих радњи и аката,			
X	чувања документације у вези са јавним	15		
	набавкама и вођења евиденције закључених			
				
	уговора  и добављача			
				
XI	Контрола јавних набавки	16		
				
XII	Начин праћења извршења уговора о јавној	16	

	
	набавци			

XIII	Набавке чија је процењена вредност нижа од 500.000,00 динара	20		

XIV	
Усавршавање запослених који обављају послове јавних набавки	21		

XV	Завршне одредбе	21		

2

На основу члана 22. став 1. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС”, број 124/12, 14/15 и 68/15) и члана 32. Статута Дома ученика средњих школа ''Младост'' у Алексинцу, а у складу са Правилником о садржини акта којим се ближе уређује поступак јавне набавке унутар наручиоца („Службени гласник РС”, број 83/15), Управни одбор Дома ученика средњих школа ''Младост'' у Алексинцу на седници одржаној дана 29.01.2016. године, доноси

                                        ПРАВИЛНИК 
                                     о ближем уређивању поступка набавке

Предмет уређивања Члан 1.

Овим правилником ближе се уређује начин планирања набавки, спровођење поступака јавних набавки и извршење уговора унутар Дома ученика средњих школа ''Младост'' у Алексинцу (у даљем тексту: Дом).

Правилником се уређује начин обављања послова јавних набавки у складу са Законом којим се уређују јавне набавке (у даљем тексту: Закон), а нарочито се уређује начин планирања набавки (критеријуми, правила и начин одређивања предмета јавне набавке и процењене вредности, начин испитивања и истраживања тржишта), одговорност за планирање, циљеви поступка јавне набавке, начин извршавања обавеза из поступка, начин обезбеђивања конкуренције, спровођење и контрола јавних набавки, начин праћења извршења уговора о јавној набавци.

Правилником се уређује и поступак набавке добара, услуга или радова на које се не примењују одредбе Закона.

Основне одредбе Члан 2.

Примена

Овај правилник је намењен свим службама и функцијама у Дому које су, у складу са важећом регулативом и унутрашњим општим актима, укључени у планирање набавки, спровођење поступака јавних набавки, извршење уговора и контролу јавних набавки.

Члан 3.

Појмови

Јавном набавком сматра се прибављање добара или услуга или уступање извођења радова, у складу са прописима којима се уређују јавне набавке и овим правилником.

Набавка која је изузета од примене Закона је набавка предмета набавке, који је такође потребан за обављање делатности Дома, а на коју се не примењују одредбе Закона.

Послови јавних набавки су: планирање јавне набавке; спровођење поступка јавне набавке, укључујући али не ограничавајући се на учешће у комисији за јавну набавку; израда конкурсне документације; израда аката у поступку јавне набавке;

3

израда уговора о јавној набавци; праћење извршења јавне набавке; сви други послови који су повезани са поступком јавне набавке.

План јавних набавки је годишњи план јавних набавки наручиоца које ће наручилац спроводити у току календарске године и који садржи податке из члана 51. Закона и подзаконског акта којим се уређује форма плана јавних набавки и начин објављивања плана јавних набавки на Порталу јавних набавки.

Понуђач је лице које у поступку јавне набавке понуди добра, пружање услуга или извођење радова.

Добављач је понуђач са којим је закључен оквирни споразум или уговор о јавној набавци.

Уговор о јавној набавци је теретни уговор закључен у писаној или електронској форми између једног или више понуђача и једног или више наручилаца, који за предмет има набавку добара, пружање услуга или извођење радова.

Уговор о јавној набавци (у даљем тексту: уговор) се закључује након спроведеног отвореног и рестриктивног поступка, а може да се закључи и након спроведеног квалификационог поступка, преговарачког поступка са објављивањем позива за подношење понуда, преговарачког поступка без објављивања позива за подношење понуда, конкурентног дијалога, конкурса за дизајн и поступка јавне набавке мале вредности, ако су за то испуњени Законом прописани услови.

Уговор о набавци је теретни уговор закључен у писаној или електронској форми између наручиоца и понуђача у складу са поступком набавке на које се Закон не примењује који је прописан овим правилником, а који за предмет има набавку добара, пружање услуга или извођење радова.

Наруџбеница је формални облик наручивања од добављача, а која је издата најповољнијем понуђачу у појединечном поступку јавне набавке мале вредности чија вредност није већа од износа из члана 39. став 2. Закона, и која обавезно садржи битне елементе уговора.

Фактура је улазна фактура, односно рачун који је испоставио добављач за испоручена добра, пружене услуге или изведене радове.

Члан 4.

Веза са другим документима

Поступци набавке прописани процедурама ISO стандарда и HACCP система примењују се уколико нису у супротности са законом и овим Правилником.

Члан 5.

Циљеви правилника

Циљ правилника је да се набавке спроводе у складу са Законом, да се обезбеди једнакост, конкуренција и заштита понуђача од било ког вида дискриминације, да се обезбеди благовремено прибављање добара, услуга и радова уз најниже трошкове и у складу са објективним потребама Дома.

Општи циљеви овог правилника су:

1) јасно и прецизно уређивање и усклађивање обављања свих послова јавних набавки, а нарочито планирања, спровођења поступка и праћења извршења уговора о јавним набавкама;

4

2)	утврђивање обавезе писане комуникације у поступку јавне набавке и у вези са обављањем послова јавних набавки;

3)	евидентирање свих радњи и аката током планирања, спровођења поступка и извршења уговора о јавним набавкама;

4)	уређивање овлашћења и одговорности у свим фазама јавних набавки;

5)	контрола планирања, спровођења поступка и извршења јавних набавки;

6)	дефинисање услова и начина професионализације и усавршавања запослених који обављају послове јавних набавки, са циљем правилног, ефикасног и економичног обављања послова из области јавних набавки;

7)	дефинисање општих мера за спречавање корупције у јавним набавкама.

    Начин планирања набавки
Члан 6.

Правилникoм се уређују поступак планирања набавки, рокови израде и доношења плана јавних набавки и измена плана јавних набавки, израде и доношења Планa набавки на које се Закон не примењује и измена Планa набавки на које се Закон не примењује, овлашћења и одговорност служби, односно лица која учествују у планирању, као и друга питања од значаја за поступак планирања набавки.

Члан 7.

План јавних набавки доноси се на годишњем нивоу и садржи обавезне елементе одређене Законом и подзаконским актом.

План јавних набавки доноси Управни одбор Дома и директор Дома до 31.01. за текућу годину, поштујући правила о његовом сачињавању и објављивању на Порталу јавних набавки која су прописана Законом и подзаконским актом.

Поред плана јавних набавки из става 1. овог члана, Дом посебно планира и набавке на које се Закон не примењује из члана 7, 7а. и 39.став 2. Закона, односно припрема посебан план изузетих набавки који садржи податке о укупној вредности набавки по сваком основу за изузеће, (План набавки на које се Закон не примењује).

План из става 3. овог члана доноси Управни одбор Дома и директор Дома.

                                         Критеријуми за планирање набавки
                                                                 Члан 8.

Критеријуми који се примењују за планирање сваке набавке су:

1)	да ли је предмет набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисани у релевантним документима (прописи, стандарди, годишњи програми пословања, усвојене стратегије и акциони планови...)

2)	да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета набавке одговарају стварним потребама наручиоца;

3)	да ли је процењена вредност набавке одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (цена и остали услови набавке);

4)	да ли набавка има за последицу стварање додатних трошкова, колика је висина и каква је природа тих трошкова и да ли је као таква исплатива;

5

5)	да ли постоје друга могућа решења за задовољавање исте потребе и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће;

6)	стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл);

7)	прикупљање и анализа постојећих информација и база података о добављачима и закљученим уговорима;

8)	праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл;

9)	трошкови животног циклуса предмета набавке (трошак набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе);

10)	ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке, као и трошкови алтернативних решења.

Правила и начин одређивања
процењене вредности јавне набавке
Члан 9.

Процењена вредност јавне набавке одређује се у складу са техничким спецификацијама утврђеног предмета набавке и утврђеним количинама, а као резултат претходног искуства у набавци конкретног предмета набавке и спроведеног истраживања тржишта.

Приликом одређивања процењене вредности јавне набавке не може се одређивати процењена вредност јавне набавке, нити се може делити истоврсна јавна набавка на више набавки с намером избегавања примене Закона или правила oдређивања врсте поступка у односу на процењену вредност јавне набавке. Истоврсна јавна набавка је набавка која има исту или сличну намену, при чему исти понуђачи у односу на природу делатности коју обављају могу да је испуне.

Израда и доношење плана јавних набавки и плана набавки на који се Закон о јавним набавкама не примењује

Члан 10.

Обавезе и овлашћења (одговорности) учесника у планирању су дефинисани тако што у предвиђеном року тј. до 31.12. текуће године:

- лице овлашћено за обављање послова јавних набавки(лице за јавне набавке) обавештава све службе о року за пријављивање потреба;

– службе утврђују и исказују потребе за предметима набавки (службе морају доставити описе предмета набавки, количине, процену вредности набавке, као и образложења која су од значаја за оцену оправданости, процену приоритета набавке, као и одређивање врсте поступка јавне набавке, односно основа за изузеће од примене Закона);

– службе достављају лицу за јавне набавке документ са исказаним потребама;

–	шеф фин. службе и лице за јавне набавке проверавају исказане 
потребе (врше формалну и логичку контролу предложених предмета, количина, процењене вредности, приоритета набавки као и осталих података, и предлаже њихове исправке) и о томе обавештавају службе;

6

– службе врше неопходне исправке и утврђују стварне потребе за предметима набавки и о томе достављају документ лицу за јавне набавке и шефу финансијске службе;

– лице за јавне набавке и шеф финансијске службе обједињују потребе на нивоу наручиоца и доставља документ обједињених потреба служби за контролу.

– директор Дома разматра усклађеност пријављених потреба предмета набавки са стварним потребама наручиоца, а пре свега са стратешким приоритетима, усвојеним оперативним циљевима и одобреним пројектима и оцењује оправданост пријављених потреба. Директор може од учесника у планирању и носиоца планирања захтевати додатна објашњења и измене планираних предмета набавке, количина, процењене вредности, редоследа приоритета и др.;

– шеф Финансијске службе и лице за јавне набавке врше усклађивања у складу са препорукама директора, и сачињавају Нацрт плана јавних набавки на нивоу Дома, у складу са Законом и подзаконским актом;

– шеф Финансијске службе и лице за јавне набавке сачињавају и Нацрт плана набавки на које се Закон не примењује из члана 7, 7а. и 39.став 2. Закона, који садржи податке о предмету набавке, процењеној вредности и основу за изузеће.

– лице за јавне набавке доставља Нацрт плана јавних набавки и Нацрт плана набавки на које се Закон не примењује из члана 7, 7а. и 39.став 2. Закона, Финансиској служби ради усаглашавања са буџетом Републике Србије или финансијским планом Дома;

– Финансијска служба разматра усаглашеност Нацрта плана јавних набавки и Нацрт плана набавки на које се Закон не примењује из члана 7, 7а. и 39.став 2. Закона, са расположивим средствима из нацрта финансијског плана или нацртом буџета Републике Србије и обавештава директора, о потреби усклађивања.

Члан 11.

Управни одбор Дома и Директор Дома доносе годишњи план јавних набавки.

На основу утврђених набавки на које се не применује Закон у складу са чл. 7, 7а. и 39. став 2. Закона, на предлог шефа Финансијске службе и лица за јавне набавке,, Управни одбор Дома и директор Дома усвајају План набавки на које се Закон не примењује, који садржи податке о укупној вредности набавке по сваком основу за изузеће.

Члан 12.

План јавних набавки лице за јавне набавке објављује на Порталу јавних набавки у року од десет дана од дана доношења.

Члан 13.

Измене и допуне плана јавних набавки доносе се у поступку који је прописан за доношење плана јавних набавки и лице за јавне набавке их објављује на Порталу јавних набавки у року од десет дана од дана доношења.

7

Измене и допуне Плана набавки на које се Закон не примењује доносе се у поступку који је прописан за доношење Плана набавки на које се Закон не примењује и лице за јавне набавке може да их објави на Порталу јавних набавки и на Интернет страници Дома.

Циљеви поступка јавне набавке Члан 14.

У поступку јавне набавке морају бити остварени циљеви поступка јавне набавке, који се односе на:

1)	целисходност и оправданост јавне набавке – прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета и потребних количина, за задовољавање стварних потреба наручиоца на ефикасан, економичан и ефективан начин;

2)	економично и ефикасно трошење јавних средстава – принцип „вредност за новац“, односно прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета по најповољнијој цени;

3)	ефективност (успешност) – степен до кога су постигнути постављени циљеви, као и однос између планираних и остварених ефеката одређене набавке;

4)	транспарентно трошење јавних средстава;

5)	обезбеђивање конкуренције и једнак положај свих понуђача у поступку јавне

набавке;

6)	заштиту животне средине и обезбеђивање енергетске ефикасности;

7)	благовремено и ефикасно спровођење поступка јавне набавке за потребе несметаног одвијања процеса рада наручиоца и благовременог задовољавања потреба осталих корисника;

8)	задовољање потреба корисника услуга;

9)	обезбеђивања континуитета пословања.

Достављање, пријем писмена и комуникација
у пословима јавних набавки
Члан 15.

Достављање, пријем, кретање и евидентирање понуда, пријава и других писмена у вези са поступком јавне набавке и обављањем послова јавних набавки (планирање, спровођење поступка и извршење уговора о јавној набавци), обавља се преко деловодства, у коме се пошта прима, отвара и прегледа, заводи, распоређује и доставља службама.

Послове деловодства обавља секретар Дома у складу са општим актом о унутрашњој организацији.

Експедиција је део деловодства у коме се пошта прима од служби ради отпремања за земљу и иностранство и води евиденција о отпремљеној пошти.

Члан 16.

Примљене понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде, заводе се у тренутку пријема и на свакој понуди, односно измени или допуни понуде, обавезно се мора назначити датум и тачно време пријема.

Уколико запослени у деловодству утврди неправилности приликом пријема понуде [нпр. понуда није означена као понуда па је отворена, достављена је

8

отворена или оштећена коверта и сл], дужан је да о томе сачини белешку и достави је председнику комисије за јавну набавку.

Примљене понуде се чувају у деловодство у затвореним ковертама до отварања понуда када се предају комисији за јавну набавку.

Сви запослени који су имали увид у податке о достављеним понудама, дужни су да чувају као пословну тајну имена заинтересованих лица, понуђача, подносилаца пријава, као и податке о поднетим понудама, односно пријавама, до отварања понуда, односно пријава.

Члан 17.

Електронску пошту друга лица достављају на имејл адресе које су одређене за пријем поште у електронском облику или на други начин, у складу са законом или посебним прописом.

Ако се при пријему, прегледу или отварању електронске поште утврде неправилности или други разлози који онемогућавају поступање по овој пошти (нпр. недостатак основних података за идентификацију пошиљаоца – имена и презимена или адресе, немогућност приступа садржају поруке, формат поруке који није прописан, подаци који недостају и сл.), та пошта се преко имејл налога враћа пошиљаоцу, уз навођење разлога враћања.

Потврда о пријему електронске поште издаје се коришћењем имејл налога (корисничке адресе) или на други погодан начин.

Члан 18.

Сва акта у поступку јавне набавке потписује директор Дома, а парафира лице које је обрађивало предмет, изузев аката које у складу са одредбама Закона потписује комисија за јавну набавку.

Спровођење поступка јавне набавке 
                                 Захтев за покретање поступка јавне набавке 
Члан 19.

Захтев за покретање поступка јавне набавке подноси радник одређене службе за чије потребе треба извршити предметну набавку, односно шеф службе у оквиру чијег пословања је предмет набавке коју треба извршити (у даљем тексту: подносилац захтева).

Захтев из става 1. овог члана подноси се уколико је јавна набавка предвиђена Планом јавних набавки наручиоца за текућу годину.

Захтев за покретање поступка за набавке на које се Закон не примењује из члана 7, 7а. и 39.став 2. Закона подноси радник одређене службе за чије потребе треба извршити предметну набавку, односно шеф службе у оквиру чијег пословања је предмет набавке коју треба извршити.

Подносилац захтева дужан је да одреди предмет јавне набавке, процењену вредност, техничке спецификације, квалитет, количину и опис добара, радова или услуга, начин спровођења контроле и обезбеђивања гаранције квалитета, техничке прописе и стандарде који се примењују, рок извршења, место извршења или испоруке добара, евентуалне додатне услуге и слично, одржавање, гарантни рок, тако да не користи дискриминаторске услове и техничке спецификације.

9

Члан 20.

По пријему захтева за покретање поступка набавке, лице за јавне набавке дужно је да провери да ли исти садржи све утврђене елементе, а нарочито да ли је јавна набавка предвиђена Планом јавних набавки наручиоца.

Уколико поднети захтев садржи недостатке, односно не садржи све потребне елементе, исти се без одлагања враћа подносиоцу захтева на исправку и допуну, која мора бити учињена у најкраћем могућем року.

Уколико поднети захтев садржи све неопходне елементе, захтев се доставља на одобрење директору Дома, који потписује и оверава поднети захтев.

Начин поступања по одобреном захтеву
за покретање поступка јавне набавке

Члан 21.

На основу одобреног захтева, лице за јавне набавке без одлагања сачињава предлог одлуке о покретању поступка јавне набавке и предлог решења о образовању комисије за јавну набавку, који садрже све потребне елементе прописане Законом.

Одлука и решење из става 1. овог члана заједно са захтевом за покретање поступка јавне набавке и осталом пратећом документацијом, достављају се директору Дома на потпис.

Начин именовања чланова комисије за јавну набавку, односно лица која спроводе поступак јавне набавке

Члан 22.

Комисија за јавну набавку има најмање три члана од којих је један лице за јавне набавке или лице са стеченим образовањем на правном факултету, на студијама другог степена (дипломске академске студије - мастер, специјалистичке академске студије, специјалистичке струковне студије), односно на основним студијама у трајању од најмање четири године.

Решењем се именују и заменици чланова комисије.

У поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност већа од троструког износа вредности горњег лимита јавне набавке мале вредности, службеник за јавне набавке је члан Комисије.

За члана комисије може бити именован службеник за јавне набавке и у поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност мања од вредности утврђене ставом 3. овог члана.

За чланове комисије се именују лица која имају одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке.

Ако наручилац нема запослено лице које има одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке, у комисију се може именовати лице које није запослено код наручица.

У комисију се не могу именовати лица која могу бити у сукобу интереса за предмет јавне набавке.

Након доношења решења, чланови комисије потписују изјаву којом потврђују да у предметној јавној набавци нису у сукобу интереса.

10

Начин пружања стручне помоћи комисији, односно
лицима која спроводе поступак јавне набавке

Члан 23.

Све службе дужне су да у оквиру своје надлежности пруже стручну помоћ комисији.

У случају потребе за стручном помоћи, комисија се писаним путем обраћа надлежној служби.

Служба од које је затражена стручна помоћ комисије, дужна је да писаним путем одговори на захтев комисије, у року који одређује комисија, а у складу са прописаним роковима за поступање.

Уколико служба не одговори комисији или не одговори у року, комисија обавештава директора Дома, који ће предузети све потребне мере предвиђене позитивним прописима за непоштовање радних обавеза.

Начин поступања у току израде конкурсне документације
Члан 24.

Комисија за јавну набавку припрема конкурсну документацију, на начин утврђен Законом и подзаконским актима који уређују област јавних набавки, тако да понуђачи на основу исте могу да припреме прихватљиву и одговарајућу понуду.

Конкурсна документација мора да садржи елементе прописане подзаконским актом којим су уређени обавезни елементи конкурсне документације у поступцима јавних набавки.

Комисија је дужна да, у складу са Законом, подзаконским актима, одлуком о покретању поступка и решењем којим је образована, спроведе све радње потребне за реализацију јавне набавке.

Додатне информације или појашњења и измене и допуне конкурсне документације

Члан 25.

Додатне информације или појашњења и потребне измене и допуне конкурсне документације, сачињава комисија за јавну набавку.

Објављивање у поступку јавне набавке Члан 26.

Објављивање огласа о јавној набавци, конкурсне документације и других аката у поступку јавне набавке врши лице за јавне набавке за потребе комисије за јавну набавку, у складу са Законом.

Отварање понуда Члан 27.

На поступак отварања понуда примењују се прописи којима се уређују јавне набавке.

Отварање понуда се спроводи на месту и у време који су наведени у позиву за подношење понуда, као и у конкурсној документацији.

11

Отварање понуда се спроводи одмах након истека рока за подношење понуда.

Отварање понуда је јавно и може присуствовати свако заинтересовано лице. Наручилац ће искључити јавност у поступку отварања понуда уколико је то потребно ради заштите података који представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података.

У поступку отварања понуда могу активно учествовати само овлашћени представници понуђача.

Прeдстaвник пoнуђaчa кojи учeствуje у пoступку oтвaрaњa пoнудa имa прaвo дa приликoм oтвaрaњa пoнудa изврши увид у пoдaткe из пoнудe кojи сe унoсe у зaписник o oтвaрaњу пoнудa.

Приликом отварања понуда комисија сачињава записник, који садржи податке предвиђене Законом.

Записник о отварању понуда потписују чланови Комисије и представници понуђача, који преузимају примерак записника, а понуђачима који нису учествовали у поступку отварања понуда доставља се записник у року од три дана од дана отварања.

Начин поступања у фази стручне оцене понуда
Члан 28.

Комисија за јавну набавку је дужна да, након отварања понуда, приступи стручној оцени понуда у складу са Законом (финансијску обраду података ради финансијска служба), и о прегледу и оцени понуда за јавну набавку сачини извештај о стручној оцени понуда.

Извештај из става 1. овог члана мора да садржи нарочито следеће податке:

1)	предмет јавне набавке;

2)	процењену вредност јавне набавке укупно и посебно за сваку партију;

3)	основне податке о понуђачима;

4)	понуде које су одбијене, разлоге за њихово одбијање и понуђену цену тих

понуда;

5)	ако је понуда одбијена због неуобичајено ниске цене, детаљно образложење – начин на који је утврђена та цена;

6)	начин примене методологије доделе пондера;

7)	назив понуђача коме се додељује уговор, а ако је понуђач навео да ће набавку извршити уз помоћ подизвођача и назив подизвођача.

Одредбе овог члана сходно се примењују и на извештај о стручној оцени пријава.

                                              Доношење одлуке у поступку
               Члан 29.

У складу са Извештајем о стручној оцени понуда, комисија за јавну набавку припрема предлог одлуке о додели уговора, предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке, односно предлог одлуке о признавању квалификације, који мора бити образложен и мора да садржи нарочито податке из извештаја о стручној оцени понуда и упутство о правном средству.

Предлог одлуке из става 1. овог члана доставља се директору Дома на потписивање.

12

Потписана одлука се објављује на Порталу јавних набавки и на интернет страници наручиоца у року од три дана од дана доношења.

                              Начин поступања у току закључивања уговора 
Члан 30.

По истеку рока за подношење захтева за заштиту права којим се оспорава одлука о додели уговора, односно одлука о закључењу оквирног споразума, те уколико у року предвиђеним Законом није поднет захтев за заштиту права или је захтев за заштиту права одбачен или одбијен, лице за јавне набавке сачињава предлог уговора, односно оквирног споразума, а исти мора одговарати моделу из конкурсне документације, који прегледа секретар Дома.

Након прегледа и парафирања уговор потписује директор Дома у року не дужем од пет дана.

Уговор се сачињава у четири примерка.

Након потписивања уговора од стране директора Дома, лице за јавне набавке доставља примерке уговора на потписивање другој уговорној страни.

Лице за јавне набавке доставља потписани примерак уговора финансијској служби.

                    Поступање у случају подношења захтева за заштиту права 
Члан 31.

Комисија поступа по пријему захтева за заштиту права, у складу са Законом.

                        Овлашћења и одговорности у поступку јавне набавке 
Члан 32.

За законитост спровођења поступка јавне набавке, сачињавање предлога и доношење одлука, решења и других аката у поступку јавне набавке одговорни су: директор Дома и комисија за јавну набавку.

Акте у поступку јавне набавке сачињава:

-	комисија за јавну набавку сачињава конкурсну документацију, записник о отварању понуда и извештај о стручној оцени понуда (финансијску обраду података врши финансијска служба.)

-	комисија за јавну набавку и подносилац захтева одређују обликовање јавне набавке по партијама.

-	додатне услове за учешће у поступку јавне набавке, одређује комисија за јавну

набавку.

Техничке спецификације предмета јавне набавке одређује подносилац захтева и одговоран је за исте, а дужан је да потпише и овери сваку страницу техничких спецификација.

Техничке спецификације, као обавезан део конкурсне документације, подносилац захтева одређује на начин који ће омогућити задовољавање стварних потреба наручиоца и истовремено омогућити широком кругу понуђача да поднесу одговарајуће понуде.

13

Комисија може извршити измене техничких спецификација, уз претходно прибављену сагласност подносиоца захтева.

Критеријуме за доделу уговора и елементе критеријума, као и методологију за доделу пондера за сваки елемент критеријума, начин навођења, описивања и вредновања елемената критеријума у конкурсној документацији, утврђује комисија, узимајући у обзир врсту, техничку сложеност, трајање, вредност јавне набавке и сл.

Утврђивање упоредивости понуђене цене са тржишном ценом врши подносилац захтева за покретање поступка јавне набавке и комисија.

Модел уговора сачињава комисија, а уколико модел уговора који комисија припрема као саставни део конкурсне документације захтева посебна стручна знања, комисија може захтевати стручну помоћ одговарајућих служби.

У поступку заштите права поступа комисија за набавку, која може захтевати стручну помоћ правне и осталих стручних служби. Ако је захтев за заштиту права уредан, благовремен и изјављен од стране овлашћеног лица, комисија за јавну набавку је дужна да на основу чињеничног стања, у име и за рачун наручиоца одлучи по поднетом захтеву, тако што са примљеним захтевом за заштиту права предузима радње на начин, у роковима и у складу са поступком који је прописан Законом.

За поступање у роковима за закључење уговора, одговорани су директор Дома и комисија за јавну набавку.

Прикупљање података, сачињавање и достављање извештаја о јавним набавкама Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији врши лице за јавне набавке.Лице за јавне набавке, извештаје доставља након потписивања од стране директора Дома.

Начин обезбеђивања конкуренције Члан 33.

Конкуренција у свим поступцима јавне набавке обезбеђује се у складу са Законом, уз обавезу примене начела транспарентности поступка јавне набавке.

У	поступку јавне набавке неопходно је одредити услове за учешће у поступку, техничке спецификације и критеријуме за доделу уговора на начин који обезбеђује учешће што већег броја понуђача и подносиоца пријава и који не ствара дискриминацију међу понуђачима.

У	циљу обезбеђивања конкуренције, у поступку јавне набавке мале вредности позив може да се упути на адресе најмање три лица која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку, а када год је могуће и на адресе већег броја лица.

У	преговарачком поступку без објављивања позива за подношење понуда позив се упућује, увек ако је то могуће, на адресе најмање три лица која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку, а када год је могуће и на адресе већег броја лица.

У	случају набавки на које се Закон не примењује позив се упућује, увек ако је то могуће, на адресе најмање три лица која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку.

14

До сазнања о потенцијалним понуђачима који могу да изврше предмет јавне набавке, долази се истраживањем тржишта на начин одређен у делу планирања набавки.

Начин поступања у циљу заштите података и одређивање поверљивости
Члан 34.

Лице за јавне набавке, чланови комисије, као и сви запослени који су имали увид у податке о понуђачима које је као поверљиве, у складу са Законом, понуђач означио у понуди, дужни су да исте чувају као поверљиве и одбију давање информације која би значила повреду поверљивости података добијених у понуди.

Не сматрају се поверљивим докази о испуњености обавезних услова, цена и други подаци из понуде који су од значаја за примену елемената критеријума и рангирање понуде.

Понуде и сву документацију из поступка набавке, чува лице за јавне набавке, које је дужно да предузме све мере у циљу заштите података у складу са законом.

Свим лицима која учествују у спровођењу поступка јавне набавке, односно у припреми конкурсне документације за јавну набавку или појединих њених делова, забрањено је да трећим лицима саопштавају било које незваничне податке у вези са јавном набавком.

Документацију чува лице за јавне набавке до извршења уговора, након чега се архивира.

Одређивање поверљивости Члан 35.

У конкурсној документацији може се захтевати заштита поверљивости података који се понуђачима стављају на располагање, укључујући и њихове подизвођаче.

Преузимање конкурсне документације може се условити потписивањем изјаве или споразума о чувању поверљивих података уколико ти подаци представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података.

Комисија је дужна да поступа са поверљивим подацима у складу са Законом.

Начин евидентирања свих радњи и аката, чувања документације у вези са јавним набавкама и вођења евиденције закључених уговора и добављача Члан 36.

Наручилац је дужан да евидентира све радње и акте током планирања, спровођења поступка и извршења јавне набавке, да чува сву документацију везану за јавне набавке у складу са прописима који уређују област документарне грађе и архива, најмање десет година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци, односно пет година од доношења одлуке о обустави поступка и да води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача.

Лице за јавне набавке је дужно да прикупља и евидентира податке о поступцима јавних набавки и закљученим уговорима о јавним набавкама, као и да Управи за јавне набавке доставља тромесечни извештај најкасније до 10-ог у месецу који следи по истеку тромесечја, у складу са Законом.

15

Након извршења уговора о јавној набавци или коначности одлуке о обустави поступка, сва документација се архивира и чува у складу са прописима који уређују област документарне грађе и архиве, најмање десет година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци, односно пет година од доношења одлуке о обустави поступка.

Лице за јавне набавке води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача, у писаној и/или електронској форми.

Лице за јавне набавке је дужно да прикупља и евидентира податке о поступцима набавке на које се Закон не примењује и закљученим уговорима, формирањем тромесечних извештаја, које потписује директор Дома.

Контрола јавних набавки члан 37.

Дом у континуитету контролише јавне набавке и то кроз прописане процедуре и поступке, односно методе који су саставни део интерних процедура ISSO стандарда као што су: утврђивање веродостојности документације да је поступак јавне набавке заиста и спроведен, да је набавка евидентирана у пословним књигама, да је уговор, односно, фактура тачна и да одговара извршеном пријему добара, односно услуга, односно радова.
члан 38.

Предмет контроле јавних набавки је: целисходност планирања конкретне јавне набавке, са становишта потреба и делатности, критеријума за сачињавање техничке документације, начин испитивања тржишта, оправданост додатних услова за учешће у поступку јавне набавке и критеријума за доделу уговора, начина и рокова плаћања, авансе, гаранције за дате авансе, извршење уговора, а посебно квалитет испоручених добара и пружених услуга, односно изведених радова, стање залиха и начин коришћења добара и услуга.

Контрола се може вршити у току и након планирања набавки, спровођења поступка јавне наавке и ивршење уговора о јавној набавци.

Вршење контроле не задржава поступак планирања, спровођења или извршења набавки.

члан 39.

О спроведеној контроли јавних набавки сачињава се Извештај прописан процедуром.

Начин праћења извршења уговора о јавној набавци
Правила за достављање уговора
и потребне документације унутар наручиоца
   Члан 40.

Лице за јавне набавке непосредно по закључењу уговора о јавној набавци, уговор доставља:

16
-	представнику руководства за спровођење стандарда ISO и HACCP 

-	референту за финансијско-економске послове Дома и

-	Финансијској служби, а у циљу праћења извршења уговора.
Правила комуникације са другом уговорном
страном у вези са извршењем уговора

Члан 41.

Комуникација са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци одвија се искључиво писаним путем, односно путем поште, електронске поште или факсом.

Комуникацију са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци може вршити само референт за финансијско-економске послове или шеф Финансијске службе.

Наручилац одмах по закључењу уговора о јавној набавци обавештава другу уговорну страну о контакт подацима лица које је овлашћено да врши комуникацију у вези са праћењем извршења уговора.

        Одређивање лица за праћење извршења уговора о јавним набавкама 
Члан 42.

Комисија врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова.

Комисију решењем именује директор Дома.

Референт за финансијско-економске послове врши редовну проверу цена намирница и друге робе и њихову усаглашеност са уговореним условима из јавне набавке и својим потписом на рачуну потврђује усаглашеност.

Критеријуми, правила и начин провере квантитета и квалитета
испоручених добара, пружених услуга или изведених радова

Члан 43.

Комисија коју одреди директор Дома проверава:

-	да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном;

-	да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом.
Провера из става 1. овог члана, врши се на основу копије Уговора о набавци коју 
Комисији даје на увид рефернт за финансијско-економске послове.
Правила за потписивање докумената о извршеном пријему добара, услуга или радова

Члан 44.

Комисија коју одреди директор Дома дужна је да:

- сачини записник о квалитативном и квантитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује пријем одређене количине и тражене врсте добара, услуга или радова,

- или ако су у питању сукцесивне испоруке, Комисија сачињава и потписује пријемницу робе и Записник о евентуалним одступањима од потписаног уговора.

17

  Правила поступања у случају рекламација у вези са извршењем уговора 
Члан 45.

У случају када Комисија задужена за пријем робе утврди да количина или квалитет испоруке не одговара уговореном сачињава и потписује рекламациони записник у коме наводи у чему испорука није у складу са уговореним.

Поступање по рекламацији уређује се уговором о јавној набавци, законом којим се уређују облигациони односи и другим прописима који уређују ову област.

        Правила пријема и оверавања рачуна и других докумената за плаћање 
Члан 46.

Рачуни и друга документа за плаћање примају се у складу са општим актима и истог дана се достављају делу финансијске службе у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци ради контроле података који се односе на врсту, количину, квалитет и цене добара, услуга или радова. После контроле ових података на рачуну се потписује запослени који је извршио контролу усаглашености рачуна са условима из јавне набавке..

Овај рачун се након тога доставља делу финансијске службе у чијем су делокругу послови контроле и обраде рачуна.

Ако рачун не садржи све податке прописане законом финансијска служба, враћа рачун издаваоцу рачуна.

Након извршене контроле и комплетирања пратеће документације за плаћање, део финансијске службе у чијем су делокругу послови контроле и обраде рачуна, рачун обрађује и плаћа исти након писменог одобрења од стране директора Дома.

Правила поступка реализације уговорених средстава финансијског обезбеђења

Члан 47.

У случају када утврди разлоге за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, финансијска служба о томе без одлагања обавештава лице за јавне набавке, уз достављање потребних образложења и доказа.

Лице за јавне набавке проверава испуњеност услова за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења и, у колико су за то испуњени услови, обавештава финансијску службу у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија, која врши реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења у складу са важећим прописима.

Финансијска служба реализује уговорена средства финансијског обезбеђења, о томе обавештава лице за јавне набавке и води евиденцију реализованих уговорних средстава финансијског обезбеђења, о чему сачињава годишњи извештај који доставља директору.

18

    Правила стављања добара на располагање корисницима унутар наручиоца 
Члан 48.

Добра се крајњим корисницима стављају на располагање на основу документа – требовање, који референту за финансијско-економске послове достављају:шеф службе исхране, радник вешераја, хигијеничарке, домар, ложач и други радници, зависно од добара која су им потребна за текући рад.

Добра се додељују на коришћење на основу личног задужења запосленог средствима која само он користи.

                               Правила поступања у вези са изменом уговора 
Члан 49.

Лице из члана 40. овог Правилника,  у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за изменом уговора о јавној набавци, о томе обавештава лице за јавне набавке.

Уколико друга уговорна страна захтева измену уговора о јавној набавци, лица из члана 40. овог Правилника, у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци овај захтев заједно са својим мишљењем о потреби и оправданости захтеваних измена, доставља лицу за јавне набавке.

Лице за јавне набавке, проверава да ли су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци.

Уколико су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци, лице за јавне набавке израђује предлог одлуке о измени уговора и предлог анекса уговора, које достављају на потпис директору Дома.

Лице за јавне набавке у року од три дана од дана доношења одлуку објављује на Порталу јавних набавки и доставља извештај Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.

       Поступање у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року 
Члан 50.

Референт за финансијско-економске послове у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року, о томе обавештава другу уговорну страну.

Уколико друга уговорна страна не отклони грешке у гарантном року у складу са уговором, магационер о томе обавештава лице за јавне набавке.

Лице за јавне набавке проверава испуњеност услова за реализацију уговореног средства финансијског обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року и, уколико су за то испуњени услови обавештава финансијску службу која реализује средство обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року.

19

              Правила за састављање извештаја (анализе) о извршењу уговора
Члан 51.

Део Финансијске службе у чијем је делокругу праћење извршења уговора, сачињава извештај о извршењу уговора, који нарочито садржи:

-	опис тока извршења уговора;

-	укупну реализовану вредност уговора;

-	уочене проблеме током извршења уговора;

-	евентуалне предлоге за побољшање.

Извештај о свим уговорима који су реализовани у том тромесечју део Финансијске службе у чијем је делокругу праћење извршења уговора, доставља лицу за јавне набавке најкасније до 5. у месецу који следи по истеку тромесечја.

Набавке чија је процењена вредност нижа од 500.000,00 динара
Члан 52.
	Набавке истоврсних добара, услуга и радова чија је укупна процењена вредност на годишњем нивоу нижа од 500.000,00 динара спроводи се по правилима прописаним овим Правилником.
Члан 53.
	Набавку из члана 52. овог правилника споводи лице запослено на пословима јавних набавки или други запослени кога директор овласти да спроведе конкретну набавку и коме да налог за спровођење набавке.
	Запослени дужан да спроведе набавку дужан је да изврши испитивање тржишта, спречи постојање сукоба интереса, обезбеди конкуренцију и обезбеди да уговорена цена не буде већа од упоредиве тржишне цене.
Члан 54.
	Запослени задужен да спроведе набавку мора да има прецизну спецификацију добара, услуга или радова који се набављају и да има информацију о расположивим средствима за ту набавку.
	Лице из става 1. овог члана истражује тржиште предмета набавке тако што прво прави листу потенцијалних понуђача.
	Након утврђивања листе потенцијалних понуђача, лице из става 1. овог члана врши истраживање тржишта тако што понуђачима доставља путем електронске поште, факса или писаним путем спецификацију и опис предмета набавке уз захтев да у одређеном року доставе цене и остале услове набавке:рок плаћања, рок испоруке, период гаранције и слично, који су од значаја за економичност набавке.
	Рок који се оставља контактираним понуђачима мора бити примерен предмету набавке и мора бити познат контактираним понуђачима.
	Када год је то могуће, имајући у виду предмет набавке, лице из става 1. овог члана контактира најмање три понуђача.
	Након добијања тражених података од контактираних понуђача, лице из става 1. овог члана врши њихову оцену и бира најповољнијег понуђача.
Члан 55.
	О спроведеним корацима у истраживању тржишта, запослени задужен да спроведе набавку, сачињава Записник који садржи следеће податке:
-	Датум и време обављања свих радњи у току набавке,
-	Списак потенцијалних понуђача према сазнању лица задуженог за набавку,
-	Списак контактираних понуђача,
-	Податке добијене од контактираних понуђача,
-	Податке о најповољнијем понуђачу,

20

-	Потпис лица које је спроводило истраживање тржишта.
Записник о истраживању тржишта се доставља одговорном лицу тј. директору.
Уз Записник о истраживању тржишта, лице из става 1. овог члана доставља директору на потписивање, модел наруџбенице односно уговора о набавци.
Члан 56.
	Истраживање тржишта, у случају једноставних предмета набавки, доступних широком тржишту, може се спроводити позивањем потенцијалних добављача, претраживањем специјализованих огласа или интернет страница и слично.
	О свакој од ових радњи се сачињава Записник и одговорном лицу тј.директору се доставља модел наруџбенице односно уговора о набавци. 

              Усавршавање запослених који обављају послове јавних набавки 
Члан 57.

Дом ће омогућити континуирано стручно усавршавање запослених који обављају послове јавних набавки.

Програм усавршавања запослених који обављају послове јавних набавки сачиниће директор Дома.

Завршне одредбе Члан 58.

На све оно што није прописано овим правилником примењују се одредбе Закона о јавним набавкама и подзаконских аката донетих на основу Закона о јавним набавкама.

Члан 59.

Датумом ступања на снагу овог правилника престаје да важи Правилник о ближем уређивању поступка јавне набавке број 212/14 од 27.02.2014. године.

Члан 60.

Овај правилник ступа на снагу у року од осам дана од дана доношења.

У Алексинцу,

Дана 29.01.2016.

ПРЕДСЕДНИК УПРАВНОГ ОДБОРА

_______________________________

(Милош Милошевић)

Д И Р Е К Т О Р

__________________________________

       (Дејан Милиновић)

21